La Société d’énergie du Yukon s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. En tant que service public, Énergie Yukon respecte votre vie privée et s’efforce d’être ouvert et accessible. La présente politique témoigne de notre engagement continu à votre égard et a été élaborée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) du Yukon, qui s’appliquent au recueil, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par Énergie Yukon.

PORTÉE

La présente politique porte sur les renseignements personnels des particuliers et ne s’applique pas aux renseignements recueillis, utilisés ou communiqués à l’égard d’entités commerciales ou d’entreprises. Toutefois, ces renseignements sont protégés par d’autres politiques et pratiques d’Énergie Yukon et par des ententes contractuelles. Pour un client non commercial, les « renseignements personnels » comprennent des renseignements comme les relevés de facturation, le service et l’équipement, les renseignements sur le crédit du client et toute plainte enregistrée.

La présente politique n’impose aucune limite au recueil, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements suivants par Énergie Yukon : vos coordonnées personnelles et les renseignements accessibles au public reconnus en vertu de la LPRPDE ou de la LAIPVP.

DÉFINITIONS

  • La collecte désigne le recueil, l’acquisition ou l’obtention de renseignements personnels de toute source, y compris de tiers, par quelque moyen que ce soit.
  • Le consentement désigne un accord volontaire au recueil, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à des fins précises. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être donné oralement ou par écrit. Il est univoque et n’exige aucune inférence de la part d’Énergie Yukon. Il existe un consentement implicite lorsque Énergie Yukon peut raisonnablement déduire votre consentement en se fondant sur votre action ou votre inaction.
  • La divulgation désigne la communication des renseignements personnels à un tiers.
  • Les renseignements personnels désignent les renseignements sur une personne identifiable, y compris, sans s’y limiter, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre date de naissance, votre permis de conduire et les dossiers indiquant votre consommation d’énergie passée et présente. Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles d’une personne. Les renseignements personnels comprennent les renseignements qui concernent des entreprises ou des entités commerciales. Il ne comprend pas non plus les renseignements qui ne peuvent être associés à une personne en particulier.
  • Un tiers désigne une personne ou un organisme autre que Énergie Yukon et vous-même.
  • L’utilisation désigne le traitement et la gestion des renseignements personnels par et au sein d’Énergie Yukon.

RESPONSABILITÉ

Énergie Yukon est responsable des renseignements personnels en sa possession. Énergie Yukon a désigné un agent de protection de la vie privée qui est chargé de veiller au respect de la présente politique d’Énergie Yukon. 

La responsabilité ultime de la conformité d’Énergie Yukon incombe au conseil d’administration d’Énergie Yukon, qui délègue la responsabilité quotidienne au premier dirigeant et à l’agent de protection de la vie privée. D’autres personnes au sein d’Énergie Yukon peuvent être responsables du recueil et du traitement quotidiens des renseignements personnels, ou agir au nom de l’agent de protection de la vie privée.

Énergie Yukon adoptera des procédures pour protéger les renseignements personnels, recevoir et répondre aux plaintes ainsi qu’aux demandes de renseignements, former le personnel aux politiques et aux procédures et communiquer les politiques et les procédures aux clients.

Énergie Yukon est également responsable des renseignements personnels que nous contrôlons et qui ont été transférés à une tierce partie aux fins de traitement. Énergie Yukon s’assurera que ses tiers traitent vos renseignements personnels avec un niveau de protection comparable au nôtre.

FINS

Au moment de recueillir des renseignements, Énergie Yukon précisera l’objectif de la collecte et fournira, sur demande, les coordonnées de l’agent de protection de la vie privée qui pourra répondre aux questions sur cette collecte.

Énergie Yukon recueille vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :

  • fournir et administrer les services demandés et utiliser ou divulguer les renseignements à toute fin liée à l’exploitation de votre compte ou du service d’électricité, ainsi qu’à la prestation des services demandés. Ces services peuvent comprendre des programmes et des plateformes comme le portail MonCompte d’Énergie Yukon et les programmes PeakSmart;
  • partager des renseignements sur les projets ou les activités d’Énergie Yukon proposés ou en cours près de chez vous;
  • facturer des comptes et tenir des registres de paiement;
  • fournir des renseignements à toute personne travaillant avec Énergie Yukon ou pour elle, au besoin, pour l’exploitation d’un compte ou la prestation des services demandés;
  • fournir des renseignements à des prestataires de services tiers, tels que les responsables du traitement des comptes et de l’administration, ainsi qu’aux professionnels de l’engagement;
  • évaluer le risque de crédit, y compris obtenir des rapports de crédit;
  • fournir des renseignements aux agences d’évaluation du crédit et à d’autres fournisseurs de services publics afin de mettre à jour les informations relatives au crédit;
  • recouvrer les dettes envers Énergie Yukon;
  • documenter et traiter les problèmes ou les plaintes liés à la maintenance. Cela peut comprendre l’enregistrement des appels téléphoniques afin de garantir l’exactitude des dossiers, d’aider à résoudre les problèmes de service et d’assurer la qualité;
  • protéger Énergie Yukon, vous-même et d’autres personnes contre la fraude et les erreurs et protéger les intérêts financiers d’Énergie Yukon;
  • authentifier votre identité;
  • aider à l’application de la loi; et
  • se conformer aux exigences légales et réglementaires et agir conformément aux autorisations légales et réglementaires.

Les recueils, utilisations et divulgations susmentionnées, qui ne sont pas exhaustives, font partie intégrante de votre relation avec Énergie Yukon.

CONSENTEMENT

Énergie Yukon obtiendra votre consentement au recueil, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels, sauf lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ou d’autres lois l’autorisent ou l’exigent. Par exemple, Énergie Yukon peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement dans les cas suivants :

  • Énergie Yukon recouvre ou paie une dette;
  • Énergie Yukon obtient des conseils juridiques;
  • Énergie Yukon s’attend raisonnablement à ce que l’obtention du consentement compromette une enquête sur une entente ou une infraction à une loi.

Le consentement peut être donné oralement, par écrit, par voie électronique, par inaction (par exemple, lorsque vous omettez d’aviser Énergie Yukon que vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués à diverses fins après en avoir été avisés) ou autrement. Par exemple, le consentement oral pourrait être exprimé par téléphone lorsque des renseignements sont recueillis, par voie électronique lors de la soumission d’une demande ou d’autres renseignements, ou par écrit lors de la signature d’un formulaire de demande.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, à condition qu’un avis raisonnable de retrait du consentement soit donné à Énergie Yukon. Après réception d’un avis indiquant le retrait du consentement, Énergie Yukon vous informera des conséquences probables du retrait du consentement, qui peuvent comprendre l’incapacité d’Énergie Yukon de fournir certains produits ou services pour lesquels ces renseignements sont nécessaires.

LIMITES À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Énergie Yukon ne recueillera pas de renseignements de façon aléatoire et limitera la collecte de données à ce qui est raisonnable et nécessaire pour fournir un produit ou un service, ou pour partager des renseignements sur les projets ou les activités d’Énergie Yukon près de chez vous, et qui est raisonnable et nécessaire pour les fins auxquelles vous avez consenti. Énergie Yukon recueillera également des renseignements conformément à la LPRPDE, à la LAIPVP ou à d’autres lois.

LIMITES D’UTILISATION, DE DIVULGATION ET DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels ne seront utilisés ou divulgués qu’aux fins susmentionnées, aux fins auxquelles vous avez consenti et conformément à la LPRPDE, à la LAIPVP du Yukon et à d’autres lois.

Lorsque des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision concernant un client, ces renseignements seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux renseignements après que la décision a été prise et, en cas de demande d’accès ou de contestation, assez longtemps pour épuiser tous les recours qu’une personne peut avoir en vertu de la loi.

Énergie Yukon détruira, effacera ou rendra anonymes les documents ou autres dossiers contenant des renseignements personnels dès qu’il sera raisonnable de supposer que la conservation des renseignements n’est plus nécessaire à des fins juridiques ou commerciales.

Énergie Yukon fera preuve de la plus grande prudence lorsqu’il détruira des renseignements personnels afin d’empêcher tout accès non autorisé à ces renseignements.

EXACTITUDE

Énergie Yukon fera un effort raisonnable pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle utilise ou divulgue sont exacts et complets. Dans certains cas, Énergie Yukon compte sur vous pour s’assurer que certains renseignements, comme votre adresse, votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone, sont à jour, complets et exacts.

Si vous démontrez que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Énergie Yukon les modifiera au besoin. S’il y a lieu, Énergie Yukon enverra les renseignements modifiés à des tiers auxquels les renseignements ont été communiqués.

Lorsqu’un problème concernant l’exactitude des renseignements personnels n’est pas résolu à votre satisfaction, Énergie Yukon annotera les renseignements personnels sous son contrôle avec une note indiquant que la correction a été demandée, mais n’a pas été apportée.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Énergie Yukon protège les renseignements personnels sous sa garde ou son contrôle en prenant des dispositions raisonnables en matière de sécurité pour empêcher l’accès non autorisé, le recueil, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification, l’élimination ou d’autres risques semblables.

Énergie Yukon prendra des mesures raisonnables, par voies contractuelles ou autres, pour s’assurer qu’un niveau comparable de protection des renseignements personnels est mis en œuvre par les tiers qui aident à vous fournir des services. Voici quelques mesures de protection précises :

  • des mesures physiques comme des classeurs verrouillés;
  • des mesures organisationnelles comme la restriction de l’accès aux fichiers et aux bases de données, le cas échéant;
  • des mesures électroniques comme des mots de passe et des pare-feu; et
  • des mesures d’enquête pour lesquelles Énergie Yukon a des motifs raisonnables de croire que des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués de façon inappropriée.

Nous ne pouvons garantir la confidentialité et la sécurité lorsque les renseignements sont transmis par courriel ou par d’autres moyens de communication sans fil. Énergie Yukon n’est pas responsable des pertes ou des dommages subis à la suite d’une atteinte à la sécurité ou à la confidentialité lorsque vous transmettez des renseignements à Énergie Yukon par courriel ou par d’autres moyens de communication sans fil ou lorsque Énergie Yukon transmet ces renseignements par de tels moyens à votre demande.

OUVERTURE

Énergie Yukon est ouvert aux politiques et aux procédures utilisées pour protéger vos renseignements personnels. Les renseignements sur ces politiques et procédures seront disponibles par écrit et par courriel. Toutefois, afin de garantir l’intégrité de ses procédures de sécurité et de ses méthodes commerciales, Énergie Yukon ne divulguera pas de renseignements de nature délicate sur ses politiques et procédures.

Énergie Yukon fournira une description du type de renseignements personnels détenus par Énergie Yukon, ainsi qu’une description générale de leur utilisation et de leur divulgation.

FOURNIR UN ACCÈS 

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels détenus par Énergie Yukon, sous réserve des conditions énoncées ci-dessous.

Vos renseignements, comme les copies des relevés de compte, les applications de compte et les relevés de service, vous seront fournis sur demande et à des fins d’authentification de l’identité.

Sur demande écrite et après vérification de votre identité, Énergie Yukon vous fournira les autres renseignements personnels à sa disposition, ainsi que des renseignements sur la façon dont ces renseignements sont utilisés et une description des personnes et des organisations à qui ces renseignements ont été divulgués.

Des frais raisonnables peuvent être exigés par Énergie Yukon pour l’accès à vos renseignements personnels.

En règle générale, Énergie Yukon met les renseignements à disposition dans un délai de 30 jours ou fournit un avis écrit si un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.

Dans certains cas, Énergie Yukon ne peut pas donner accès à certains renseignements personnels. Il peut s’agir de cas où, par exemple, la divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, que les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du client, que les renseignements ont été recueillis aux fins d’une enquête ou lorsque la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels. Il est également possible que la loi empêche Énergie Yukon de donner accès à certains renseignements personnels.

Si une demande d’accès est refusée, Énergie Yukon vous en informera par écrit, documentera les raisons du refus et précisera les étapes à suivre.

En vertu de la LAIPVP, vous pouvez également demander l’accès aux documents en possession d’Énergie Yukon ou qui ont été partagés avec un tiers. Des frais seront facturés pour les demandes d’accès, conformément à la LPRPDE et à la LAIPVP et aux règlements applicables.

En cas de conflit d’application entre la LPRPDE et la LAIPVP, en ce qui concerne la communication d’un dossier, la LPRPDE doit être respectée en raison de sa compétence fédérale.

CONFORMITÉ 

Énergie Yukon fournira, sur demande, des renseignements sur ses procédures de plainte.

Les demandes de renseignements, les plaintes ou les questions concernant la présente politique doivent être adressées par écrit à l’agent de protection de la vie privée d’Énergie Yukon.

COORDONNÉES :

Société d’énergie du Yukon
À l’attention de : Agent de protection de la vie privée
2 Miles Canyon Road
C. P. 5920
Whitehorse (Yukon) Y1A 6S7

Téléphone : 867 393-5300

Télécopieur : 867 393-5323

Courriel : privacy.officer@yec.yk.ca